Контроль сотрудников в организации – примеры из практики

Алексей Марголин

Руководитель ООО «Нетворк Профи»

Чего хочет любой собственник бизнеса? Конечно же, процветания компании и увеличения прибыли. Для достижения этой цели важно иметь четкую стратегию, материальную базу и коллектив профессионалов. В современном мире, одной из составляющих успеха является наличие грамотного контроля сотрудников. Касается это как малого, среднего, так и крупного бизнеса.

Из этой статьи вы узнаете, какие методы контроля на сегодняшний день являются наиболее эффективными.

Почему стоит контролировать сотрудников?

Есть масса примеров, когда бесконтрольная деятельность персонала организации приводила к краху компании, это связано как с кражей интеллектуальной собственности, «сливу» важной информации конкурентам, так и с намеренным саботажем и вредительством.

В том же случае, когда все сотрудники бизнеса находятся под контролем и заранее осведомлены об этом, процесс работы, в большинстве случаев, движется в нужном русле.

Грамотно выстроенный контроль сотрудников позволит сохранить репутацию компании, исключить риски и увеличить прибыль.

Конечно, стоит сказать, что важно проводить контроль открыто, с уведомлением персонала и подписанием соответствующих соглашений. Иначе, это будет нарушением закона.

Также, важно соблюдать меру. Чрезмерный контроль лишь повысит уровень стресса и приведет к выгоранию.

Поэтому, важно подчеркнуть работникам, что наблюдение ведется для целей защиты конфиденциальной информации и оптимизации бизнес-процессов. Стоит делать акцент на положительных достижениях и выделять сотрудников, которые справляются с задачами лучше и быстрее коллег.

Методы контроля

На данный момент разработало немало методик контроля, которые были использованы в практической деятельности и подтвердили свою эффективность, к их числу относятся:

• система видеонаблюдения (с ее помощью можно фиксировать различные нарушения трудовой дисциплины);
• запись всех звонков, которые производятся в корпоративной сети (функция дает возможность предотвратить утечку важной информации, а также помощь в решении споров);
• введение KPI и другие.

Использование специального ПО, как способ контроля деятельности сотрудников в организации

Еще один способ мониторинга персонала организации – программы учета рабочего времени сотрудников и контроля их действий за компьютером.

Такой софт фиксирует действия работников, производимые на компьютере: работу в программах, посещение веб сайтов, переписку по почте и в мессенджерах. Предоставляют возможности визуального наблюдения: скриншоты или просмотр в реальном времени.

Как это может быть полезно для организации:

1. Понимание того, на что тратится основное время сотрудников, поможет повысить эффективность планирования и устранить «узкие места» производительности.
2. Сокращается количество опозданий и ранних уходов, а также занятий своими делами вместо работы.
3. Появляется возможность контроля даже над сотрудниками, работающими удаленно или во время командировки.
4. Данные, полученные программой, позволяют рассчитывать оплату труда на основе фактически отработанного времени.
5. Обнаружение и предотвращение утечек важной коммерческой информации: баз клиентов, наработок компании, увода клиентов к конкурентам. В простых программах учета рабочего времени такая возможность отсутствует, однако ее содержат большинство программ контроля персонала.

Применение системы контроля сотрудников на практике

Как было сказано ранее, программы контроля персонала позволяют фиксировать практически все действия, совершаемые на компьютере. Ниже, для некоторых из функций слежения, приведены примеры того, как они помогли организациям на практике.

Поскольку мы собирали эти случаи от наших клиентов, то у них была установлена и использовалась наша программа LanAgent Enterprise. В некоторых случаях это была ее редакция LanAgent EnterpriseDLP. Такие задачи можно решать и при помощи других подобных программ.

Перечислим основные инструменты контроля.

Сохранение копии переписки в почте, мессенджерах, отправленных в Интернет файлов

Это необходимый инструмент для обнаружения утечки конфиденциальной информации. Также данная функция помогает обнаружить работу на конкурентов, саботаж, попытки нанести вред имиджу компании.

Пример из практики:

У клиента была задача сокращения оттока клиентов и повышения конверсии отдела продаж. Была введена практика опроса действующих клиентов на предмет удовлетворенности качеством услуг, план последующих контактов и предложения доп. услуг и т.д. Дополнительно на компьютеры специалистов отдела продаж была установлена программа LanAgent.

Результаты анализа данных от LanAgent: обнаружено несколько менеджеров, которые уводили клиентов (переводили общение с ними на личные сообщения в мессенджере и там закрывали их на сделку, кто на свое ИП, кто на другую организацию). Еще один продавец грубо общался с клиентами, что снижало их лояльность. Вдобавок он готовился к увольнению, поэтому активно копировал на свой гугл диск договоры, информацию по клиентам,  объектам и другие файлы, доступные ему в сети организации.

Эта информация помогла компании вовремя принять меры к нарушителям и решить вопрос с повышением продаж.

Кeylogger (клавиатурный шпион)

Применяется для отслеживания или логирования всех нажатий клавиш на клавиатуре. В отчете нажатие клавиш обычно показано в виде текста (с учетом языка). Также есть возможность увидеть время написания того или иного сообщения.

В современных программах переписка по почте и в мессенджерах обычно фиксируется отдельным видом лога.

Поэтому кейлоггер в основном используется как дополнение. Пример: в нашей практике было достаточно случаев, когда работник отправлял в письме файлы в архиве с паролем. Само письмо и вложение перехватываются программой, а чтобы открыть архив, достаточно дополнительно посмотреть данные от кейлоггера и там найти пароль.

Скриншоты (снимки экранов) мониторов компьютеров

Наличие визуального подтверждения очень полезно при проведении расследований инцидентов.

Также скриншоты очень помогают и при подсчете фактически отработанного сотрудниками времени, т.к. помогают выявить имитацию активности и работу над «левыми» проектами.

Пример из практики:

LanAgent был установлен в проектной организации. Ее сотрудники практиковали сверхурочную работу: оставались вечером и выходили в выходные. В конце месяца эти дополнительные часы оплачивались по повышенному тарифу. При подсчете выплаты руководитель решил просмотреть по одному из сотрудников подробнее скриншоты его сверхурочной работы. Тогда он и обнаружил, что в штампе чертежей вместо компании-работодателя работник указал свое ИП. Т.е. он работал на себя, получая при этом еще и оплату сверхурочных. При дальнейшем рассмотрении выяснилось, что так поступала половина отдела проектировщиков.

Контроль печати на принтерах

Функция позволят отследить, что было распечатано на принтере в течение рабочего дня. При этом можно не только посмотреть, кто и на каком принтере распечатал документ, но и увидеть изображение документа.

Если имеется еще и возможность подсчета стоимости печати, то такие отчеты помогут оптимизировать расходы.

Для кражи конфиденциальной информации принтер используется довольно редко. Зато им часто злоупотребляют для личных целей – нецелевой печати.

Так, например, нередки ситуации, когда наш клиент за первый же месяц использования программы снижал расходы на печать на 30-50%.

Автоматический поиск нарушений и уведомление специалиста по безопасности

Большинство современных систем позволяют в той или иной степени автоматизировать обнаружение нарушений правил безопасности. Также важно, чтобы специалист безопасности своевременно получил об этом оповещение, например, на свой telegram или рабочую почту.

Пример из практики: у клиента конфиденциальные документы находились на специальном ресурсе с ограниченным доступом. Работникам разрешалось работать с ними непосредственно на ресурсе, а также, кроме особых ситуаций, запрещалось копировать их на свой локальный компьютер.

Требовалось обнаруживать все случаи появления конфиденциальных файлов на компьютерах сотрудников, чтобы специалист безопасности дальше проверил их правомерность.

Для этого в LanAgent была включена функция индексации документов на локальных дисках компьютеров. При появлении новых конфиденциальных документов LanAgent предупреждал о них специалиста безопасности.

При помощи карты движения файлов можно было отследить полный путь перемещения документа, в том числе все его изменения, переименования и пересылки.

Заключение

Как и любой другой бизнес-инструмент, программа контроля сотрудников в организации способствует улучшению трудовой дисциплины, защите важной информации и что еще немаловажно – развитию и процветанию бизнеса в целом. Это тот самый случай, когда в выигрыше остаются все члены коллектива!