Безопасный обмен электронными документами в КЭДО: что важно знать

Кадровый электронный документооборот — КЭДО — уверенно входит в нашу жизнь. Всё больше компаний переходят на цифровой формат взаимодействия с сотрудниками. Это удобно и практично, ведь документы больше не нужно хранить в бумажном виде, бизнес-процессы ускоряются и становятся прозрачными. Однако у многих сотрудников возникает вопрос: как безопасно обмениваться электронными документами с работодателем? Разбираемся в статье.

Буквально несколько лет назад все кадровые документы существовали на бумаге. Сегодня можно смело говорить о том, что этот формат коммуникации между работодателем и сотрудниками устарел. Принятый в ноябре 2021 года 377-ФЗ прямо разрешил перевод документов, связанных с работой, в электронный формат, дополнив положения о КЭДО с дистанционными сотрудниками (407-ФЗ) и об электронной подписи (63-ФЗ).

В чём ценность КЭДО для бизнеса

С того момента, как государство разрешило кадровый электронный документооборот, интерес к нему со стороны бизнеса не угасает, что неудивительно. КЭДО — это удобно, ведь больше не нужно хранить кипы бумажных документов. Раньше кадровый архив представлял собой шкаф или шкафы со стопками документов. Поддерживать порядок, найти в нужный момент конкретный документ было проблематично. Бумагу легко было выбросить по ошибке или потерять при переезде.

Кроме того, оригинал бумажного документа только один, изготовить юридически значимую копию достаточно сложно.  Можно заверить ее у нотариуса, отнести в банковскую ячейку, но на деле такими опциями практически никто не пользовался.

Тот факт, что внедрение КЭДО упрощает и ускоряет кадровые процессы, экономит время и деньги, также подкрепляет стремление бизнеса перейти на новый формат.

Зачем «цифра» сотрудникам

Что о переменах думают рядовые специалисты? Конечно, как в случае с любыми нововведениями, первая реакция — это недоверие и противодействие, ведь «и так всё нормально работает». В то же время практика показывает, что эта фаза со временем проходит.

К примеру, раньше электронные платежи были новинкой, ими пользовались только юридические лица. Теперь мало у кого есть в кошельке сколько-нибудь значительная сумма наличными. Доверие появилось не сразу, однако довольно быстро стало понятно, что пользоваться электронными платежами гораздо удобнее, чем наличными — даже в магазине, не говоря про покупки в интернете.

Сегодня то же самое происходит с личными электронными документами: настороженность спадает, появляется доверие. Тем более, у цифрового формата есть ряд преимуществ:

1. Теперь можно сохранить копию документа на домашний компьютер или на внешний жесткий диск, а также — в облако. При переезде такой документ точно не потеряется. Все копии, хранящиеся в разных местах, будут представлять собой точно такой же оригинал, имеющий аналогичную силу, что и исходный, полученный у работодателя.
2. Сейчас можно хранить электронные копии документов — паспорта, ИНН, СНИЛС — на Госуслугах, и это вполне безопасно: государство действительно заботится об их сохранности. Пока не было доказанных утечек. К тому же, тайны от государства в персональных документах нет: госорганы прекрасно знают номер паспорта, ИНН и СНИЛС любого гражданина. Их цель — защитить эти данные от злоумышленников.

Правда, документы, касающиеся работы, в гос. системах пока не очень распространены. Возможности их хранения только на стадии становления. Пока Единая цифровая платформа «Работа России», предназначенная для этих целей, не пользуется большой популярностью у работодателей. Получит ли она широкое распространение, пока неясно.

Итак, поводов отказываться от кадровых документов в электронном виде, если такой формат предложил работодатель, нет. Возиться с бумагами у современного человека попросту нет времени.

Что важно знать, чтобы цифровой обмен документами происходил максимально комфортно и безопасно?

Как правильно получить документ от работодателя

Не так давно Минтруд определил формат электронных документов, связанных с работой. Он обязателен для применения всеми работодателями, и его поддерживают ведущие производители систем для КЭДО. Поэтому вероятность, что до сотрудника дойдет несоответствующий формату кадровый документ, стремится к нулю.

Получить документ можно несколькими способами:

• лично на носителе;
• самостоятельно выгрузить из личного кабинета;
• попросить работодателя послать по электронной почте, но обязательно в зашифрованном виде. При этом пароль должен быть передан по другому каналу связи (возможен этот способ только в случае, если в компании такая возможность предусмотрена).

Срок на передачу документов работодателем оговорен в Трудовом кодексе — 3 рабочих дня. Однако, как правило, документы передаются мгновенно, поскольку во всех системах электронного документооборота их выгрузка — это базовая функция. Документы передаются гораздо быстрее, чем если бы их нужно было поднять из бумажного архива, снять и заверить копии.

После того, как документ получен, рекомендуется проверить все подписи.

Главное здесь — подпись работодателя. Она квалифицированная, и ее можно верифицировать с помощью любых сервисов, например, на Госуслугах (здесь или здесь).

Подпись работника может быть предоставлена работодателем (неквалифицированная или простая). Простая подпись самая ненадежная, ее стоит использовать лишь в крайнем случае, так как подтвердить ее можно только в корпоративной информационной системе. Усиленную неквалифицированную подпись может верифицировать работодатель или удостоверяющий центр, который ее выдал, например, https://crypto.kontur.ru/verify. Очевидно, такой сценарий гораздо лучше, чем с простой подписью.

Если работодатель предлагает Госключ в качестве инструмента подписания, стоит согласиться, ведь это наиболее надежный вариант. В случае с такой подписью гарантом выступает государство, и ее тоже можно проверить на государственном ресурсе в любой момент.

Как правильно сохранить документ у себя

Главное — разместить его на нескольких ресурсах. С бумажным документом такой опции нет, а с электронным всё можно сделать бесплатно и мгновенно. При этом на каждом ресурсе документ будет в точности такой, какой был получен от работодателя. К тому же он будет действителен даже спустя много лет, так как формат позволяет прочитать информацию через длительный срок.

Для этих целей подойдут облачные хранилища. Главное — не забывать переносить данные на новый компьютер или носитель при смене устройства. Также рекомендуется забирать их с собой при переходе на новое облачное хранилище.

Что касается личных документов, то стандартная практика сегодня — хранить паспорт, ИНН и СНИЛС на Госуслугах. При этом копии паспорта лучше не хранить в облаке или на устройстве. Если всё же необходимо создать копию, то нужно как минимум ее зашифровать.

Примут ли документы в суде

Электронный документ можно смело использовать при обращении в суд. Эта практика давно работает для юридических лиц. Не принять правильно оформленный документ в суде не имеют права. Интересы человека в этом вопросе защищает Трудовой кодекс.

Если всё же требуется бумажная копия документа, ее можно запросить у работодателя. Он обязан выдать копию в течение трех дней после запроса. При получении стоит удостовериться, что на ней есть надпись «копия верна» и подпись выдавшего лица.

В случае, когда по каким-либо причинам нет возможности получить копию от работодателя, можно обратиться к нотариусу. Для этого потребуется только паспорт. Нотариус проверит подлинность электронного документа и распечатает его на бумаге, а затем заверит копию. Это будет именно копия, хотя и полностью законная, поэтому электронный документ лучше продолжить хранить.

Базовые правила цифровой гигиены

При работе с любыми электронными документами, в том числе с кадровыми, важен качественный фундамент, базовые принципы, которые помогут обезопасить себя в цифровом пространстве. Вот главные из них:

1. Не переходить по ссылкам, даже если они кажутся безобидными.
2. Не доверять незнакомцам. Если поступает звонок с неизвестного номера, лучше не брать трубку, а если взяли, то не стоит пытаться доказать мошеннику, что он не прав. Лучше положить трубку при первом подозрении и добавить контакт в черный список.
3. Использовать сложные пароли. Стоит отказаться от простых паролей и заменить их на длинные комбинации разных символов. Не рекомендуется устанавливать один пароль для всех сервисов.
4. Применять многофакторную аутентификацию. Полезная привычка — подключать дополнительные этапы аутентификации — SMS-коды или аппаратные токены.
5. Регулярно менять пароли.
6. Делать резервные копии и хранить их на нескольких ресурсах.
7. Шифровать личные документы. Для этого есть бесплатные программы, например, VeraCrypt.

КЭДО — это не будущее, а текущая реальность, и к ней нужно приспосабливаться. Опасаться электронных кадровых документов нет причин, ведь они вполне безопасны и открывают перед сотрудниками целый пул новых возможностей: например, с помощью КЭДО можно в пару кликов подать заявление на отпуск с мобильного телефона.

Главное — помнить и применять основные правила цифровой гигиены, проверять поставленные на документ электронные подписи и хранить значимые документы на нескольких ресурсах. Если соблюдать эти простые принципы, можно в полной мере наслаждаться преимуществами КЭДО и не волноваться о безопасности кадровых документов.